Créer des étiquettes dans Word : le guide complet (toutes versions)

Besoin d’imprimer des étiquettes d’adresse, d’expéditeur ou de produits ? Microsoft Word intègre tous les outils nécessaires pour créer des étiquettes professionnelles sans logiciel externe. Ce guide vous explique comment procéder étape par étape, que vous utilisiez Word 2007, 2010, 2016, 2019 ou Office 365.

📌 Avant de commencer : ce qu’il vous faut

Pour créer des étiquettes dans Word efficacement, rassemblez ces éléments :

Version de Word compatible : Ce tutoriel fonctionne avec Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Microsoft 365. Les captures d’écran utilisent Word 365, mais les étapes restent identiques sur les versions précédentes.

Référence de vos étiquettes : Notez le modèle exact de vos planches d’étiquettes (Avery L7160, Apli 01270, Herma 4453, etc.). Cette référence se trouve généralement sur l’emballage ou directement sur la planche.

Vos données à imprimer : Préparez soit un texte identique pour toutes les étiquettes (logo, adresse expéditeur), soit un fichier Excel avec votre liste de destinataires pour le publipostage.

Imprimante configurée : Vérifiez que votre imprimante est bien connectée et testée sur papier normal avant d’utiliser les planches d’étiquettes coûteuses.

Ces prérequis vous feront gagner un temps précieux et éviteront les erreurs d’impression frustrantes.

Pas-à-pas rapide pour créer des étiquettes

1. Ouvrez Word et cliquez sur l’onglet « Publipostage »
2. Sélectionnez « Étiquettes » dans le groupe Créer
3. Choisissez votre modèle : Marque → Référence → OK
4. Saisissez votre contenu ou liez une base de données
5. Prévisualisez l’aperçu avant impression
6. Testez sur papier brouillon avant impression finale
7. Imprimez sur vos étiquettes vierges

Étape 1 : choisir le gabarit dans Word

L’étape cruciale consiste à sélectionner le bon format d’étiquette correspondant à vos planches physiques.

Accéder aux options d’étiquettes :

1. Ouvrez un nouveau document Word
2. Cliquez sur l’onglet « Publipostage » dans le ruban
3. Dans le groupe « Créer », cliquez sur « Étiquettes »
4. La boîte de dialogue « Enveloppes et étiquettes » s’ouvre

Configurer le format :

1. Cliquez sur le bouton « Options » en bas à droite
2. Dans « Informations sur l’imprimante », sélectionnez votre type d’imprimante
3. Choisissez votre marque dans « Fournisseur d’étiquettes » (Avery, Apli, Herma…)
4. Sélectionnez le numéro de produit exact dans la liste déroulante
5. Vérifiez les dimensions affichées correspondent à vos étiquettes
6. Cliquez « OK » pour valider

Créer une étiquette personnalisée (si votre référence n’existe pas) :

1. Dans les options, cliquez « Nouvelle étiquette »
2. Nommez votre étiquette personnalisée
3. Renseignez les dimensions exactes :
   • Hauteur et largeur d’une étiquette
   • Nombre d’étiquettes par ligne et par colonne
   • Marges latérales et verticales
4. Sauvegardez ce modèle personnalisé pour un usage futur

Cette étape détermine la réussite de votre impression. Une mauvaise référence causera des décalages sur toute la planche.

Étape 2 : saisir ou fusionner les données

Word propose deux approches selon vos besoins : étiquettes identiques ou publipostage personnalisé.

2A. Étiquettes identiques (expéditeur, logo)

Pour imprimer le même contenu sur toutes les étiquettes :

1. Dans la boîte « Enveloppes et étiquettes », onglet « Étiquettes »
2. Tapez votre texte dans la zone « Adresse » : Votre Entreprise123 Rue de la Paix75001 Paris
3. Cochez « Planche complète d’étiquettes identiques »
4. Cliquez « Nouveau document » pour générer la planche

Word crée automatiquement un tableau avec votre texte répété sur chaque cellule. Vous pouvez maintenant personnaliser la mise en forme : police, taille, alignement, couleurs.

2B. Publipostage avec base Excel

Pour des étiquettes personnalisées (nom, adresse différents) :

Préparation du fichier Excel :

1. Créez un tableau avec les colonnes : Prénom, Nom, Adresse, Code_postal, Ville
2. Remplissez une ligne par destinataire
3. Sauvegardez le fichier Excel dans un dossier facilement accessible

Liaison dans Word :

1. Onglet « Publipostage » → Démarrer la fusion et le publipostage → Étiquettes
2. Choisissez votre modèle d’étiquette comme précédemment
3. Cliquez « Sélection des destinataires » → Utiliser la liste existante
4. Naviguez vers votre fichier Excel et sélectionnez la feuille appropriée
5. Cliquez « Modifier la liste des destinataires » pour vérifier/filtrer les données

Insertion des champs de fusion :

1. Positionnez le curseur dans la première étiquette
2. Cliquez « Insérer un champ de fusion » et sélectionnez « Prénom »
3. Ajoutez un espace, puis insérez « Nom »
4. Appuyez sur Entrée et insérez « Adresse »
5. Nouvelle ligne : insérez « Code_postal », espace, puis « Ville »
6. Cliquez « Mettre à jour les étiquettes » pour reporter sur toute la planche

Votre première étiquette affiche maintenant des codes comme <<Prénom>> <<Nom>> qui seront remplacés par les vraies données à l’impression.

Étape 3 : vérifier l’aperçu et imprimer sans décalage

L’aperçu et le test d’impression évitent le gaspillage de planches d’étiquettes coûteuses.

Prévisualisation des résultats :

1. Cliquez sur « Aperçu des résultats » dans l’onglet Publipostage
2. Les champs de fusion affichent maintenant les vraies données
3. Utilisez les flèches pour naviguer entre les enregistrements
4. Vérifiez que toutes les informations s’affichent correctement

Test d’impression crucial :

1. Chargez d’abord une feuille de papier blanc normal dans votre imprimante
2. Cliquez « Terminer et fusionner » → Imprimer les documents
3. Sélectionnez « Tout » pour imprimer toutes les étiquettes
4. Imprimez cette première version sur papier brouillon

Ajustement de l’alignement :

1. Placez votre feuille test par-dessus une planche d’étiquettes vierge
2. Regardez en transparence si l’alignement est parfait
3. Si décalage : ajustez les marges dans « Mise en page » → Marges → Marges personnalisées
4. Modifiez les marges haute/gauche par petits incréments (0,1 cm)
5. Refaites un test jusqu’à alignement parfait

Impression finale :

1. Chargez vos vraies planches d’étiquettes dans l’imprimante
2. Respectez le sens d’alimentation (souvent face imprimable vers le bas)
3. Lancez l’impression finale
4. Surveillez les premières étiquettes pour arrêter si problème

Cette méthode prudente évite de gâcher des planches entières par un mauvais alignement.

Tableau récapitulatif des chemins dans Word

Version Word	Menu rapide	Particularités	Alternative rapide
Word 365/2019	Publipostage › Étiquettes	Interface modernisée	Modèles Office en ligne
Word 2016	Publipostage › Créer › Étiquettes	Identique à 365	Galerie de modèles
Word 2013	Publipostage › Étiquettes	Interface ruban classique	Assistant fusion/publipostage
Word 2010	Onglet Publipostage › Étiquettes	Assistant pas-à-pas intégré	Modèles sur Office.com
Word 2007	Publipostage › Étiquettes	Première version du ruban	Télécharger modèles Microsoft

Limites par version :

• Word 2007-2010 : Moins de modèles d’étiquettes prédéfinis
• Word 2013+ : Support amélioré des formats d’étiquettes européens
• Word 365 : Modèles cloud et collaboration en temps réel

Sur mobile, tournez l’écran à l’horizontal pour afficher tout le tableau.

Types d’étiquettes et utilisations courantes

Selon vos besoins, différents formats d’étiquettes Word s’adaptent à vos projets :

Étiquettes d’adresse standard (Avery L7160, 63,5 x 38,1 mm) : Parfaites pour les envois postaux, mailings commerciaux, retours clients. Format universel accepté par tous les services postaux.

Étiquettes d’expéditeur (Avery L7157, 99,1 x 67,7 mm) : Plus grandes, idéales pour inclure logo d’entreprise, QR codes, ou informations détaillées de contact.

Étiquettes produits rectangulaires : Pour étiquetage d’inventaire, prix de vente, codes-barres. Compatible avec la plupart des lecteurs automatiques.

Étiquettes rondes (Avery L7780) : Usage décoratif, autocollants personnalisés, marquage de matériel, identification couleur.

Comment créer des étiquettes dans Word pour chaque usage :

• Envois commerciaux : Utilisez le publipostage Excel pour automatiser
• Étiquettes produits : Créez un modèle réutilisable avec code-barres
• Usage personnel : Étiquettes identiques suffisent généralement

Modèle étiquette Word : créer des templates réutilisables

Gagner du temps en créant des modèles d’étiquettes Word réutilisables :

Sauvegarder un modèle :

1. Après avoir créé votre mise en forme parfaite
2. Fichier → Enregistrer sous
3. Choisissez « Modèle Word (.dotx) » dans le type de fichier
4. Nommez explicitement : « Étiquettes_Avery_L7160_Expéditeur »
5. Sauvegardez dans vos modèles personnels

Réutiliser un modèle :

1. Fichier → Nouveau → Personnel
2. Double-cliquez sur votre modèle d’étiquettes
3. Word ouvre une copie avec la mise en forme conservée
4. Modifiez uniquement les données, pas la structure

Modèles avancés avec champs automatiques :

• Insérez la date automatique : Insertion → Texte → Date et heure
• Ajoutez votre logo : Insertion → Images → À partir d’un fichier
• Créez des numéros séquentiels : Champs → Seq → Options

Ces modèles personnalisés accélèrent considérablement vos futures créations d’étiquettes.

Imprimer étiquettes Word : résoudre les problèmes courants

Les problèmes d’impression d’étiquettes ont souvent des solutions simples :

Décalage horizontal/vertical :

• Cause : Marges imprimante mal configurées
• Solution : Ajustez les marges du document par 0,1 cm increments

Étiquettes coupées :

• Cause : Format de papier incorrect dans les propriétés imprimante
• Solution : Vérifiez « A4 » dans les paramètres d’impression

Texte qui déborde :

• Cause : Police trop grande ou texte trop long
• Solution : Réduisez la taille de police ou utilisez l’ajustement automatique

Impression décalée après la 10ème étiquette :

• Cause : Accumulation d’erreurs d’entraînement papier
• Solution : Imprimez par petits lots de 10-15 étiquettes maximum

Étiquettes vierges s’impriment :

• Cause : Champs de fusion non mis à jour
• Solution : Cliquez « Aperçu des résultats » puis relancez l’impression

Qualité d’impression dégradée :

• Cause : Étiquettes de mauvaise qualité ou imprimante encrassée
• Solution : Nettoyez les têtes d’impression et utilisez des étiquettes laser/jet d’encre selon votre imprimante

Étiquettes Word publipostage avancé

Pour des mailings professionnels, exploitez toute la puissance du publipostage Word :

Filtrage des destinataires :

1. Modifier la liste des destinataires → Filtrer
2. Créez des conditions (ex: Ville = « Paris »)
3. Imprimez uniquement les étiquettes filtrées

Tri automatique par code postal :

1. Modifier la liste des destinataires → Trier
2. Choisissez « Code_postal » comme clé de tri
3. Obtenez des étiquettes pré-triées pour réduction postale

Validation des adresses :

• Utilisez des champs conditionnels IF pour gérer les données manquantes
• Insérez des règles pour formater automatiquement les codes postaux
• Créez des alertes pour les adresses incomplètes

Codes-barres postaux automatiques :

1. Insertion → Champ → BarCode
2. Configurez le format postal de votre pays
3. Liez au code postal pour génération automatique

Ces fonctionnalités transforment Word en véritable outil de mailing professionnel.

Checklist pré-impression pour étiquettes parfaites

Avant chaque impression d’étiquettes, vérifiez ces points essentiels :

Configuration matérielle :

• [ ] Imprimante connectée et pilotes à jour
• [ ] Niveau d’encre/toner suffisant pour toute la série
• [ ] Planches d’étiquettes compatibles (laser vs jet d’encre)
• [ ] Orientation correcte des étiquettes dans le bac

Paramètres Word :

• [ ] Modèle d’étiquette correspond exactement à vos planches
• [ ] Marges ajustées après test sur papier brouillon
• [ ] Police et taille lisibles à l’impression
• [ ] Champs de fusion fonctionnels (aperçu activé)

Qualité des données :

• [ ] Orthographe vérifiée dans le fichier source
• [ ] Adresses complètes et formatées correctement
• [ ] Doublons supprimés de la liste de destinataires
• [ ] Codes postaux conformes aux normes locales

Test final :

• [ ] Impression test sur papier blanc réussie
• [ ] Alignement parfait vérifié en transparence
• [ ] Première planche d’étiquettes contrôlée avant série complète
• [ ] Modèle sauvegardé pour réutilisation future

Cette checklist systématique évite 90% des erreurs d’impression coûteuses.

FAQ express : problèmes fréquents

Comment créer des étiquettes dans Word 2010 spécifiquement ? Le processus reste identique : Onglet Publipostage → Étiquettes → Options. Word 2010 dispose de moins de modèles prédéfinis, mais vous pouvez créer des étiquettes personnalisées facilement.

Mes étiquettes Avery ne sont pas dans la liste Word ? Recherchez le numéro exact (ex: L7160) dans « Fournisseur : Avery ». Si absent, créez une étiquette personnalisée avec les dimensions précises indiquées sur l’emballage.

Peut-on imprimer des étiquettes avec des images ? Oui, insérez vos logos via Insertion → Images. Attention à la résolution : 300 DPI minimum pour une qualité professionnelle. Testez toujours sur papier avant impression finale.

Le publipostage ne fonctionne pas avec mon fichier Excel ? Vérifiez que votre fichier Excel est fermé avant de le lier à Word. Les en-têtes de colonnes ne doivent contenir ni espaces ni caractères spéciaux. Utilisez « Prenom » au lieu de « Prénom ».

Comment éviter que Word coupe mon texte sur les étiquettes ? Réduisez la taille de police ou utilisez l’option « Ajuster automatiquement » dans Format → Paragraphe → Interligne. Vérifiez aussi que vos marges d’étiquettes sont correctes.

Puis-je créer des étiquettes avec codes-barres ? Word 365 et 2019 supportent nativement les codes-barres via Insertion → Champ → BarCode. Pour versions antérieures, utilisez une police code-barres externe comme Code 39.

Points clés à retenir

Créer des étiquettes dans Word devient simple avec la bonne méthode. Commencez toujours par identifier précisément votre modèle d’étiquettes, testez sur papier brouillon, et sauvegardez vos modèles réussis pour gagner du temps.

Le publipostage Excel transforme une tâche fastidieuse en processus automatisé pour des centaines d’étiquettes. Maîtrisez cette fonctionnalité pour vos mailings professionnels ou personnels.

N’oubliez jamais la checklist pré-impression : elle vous évitera frustrations et gaspillage. Un test de 30 secondes sur papier blanc peut vous faire économiser des euros de planches d’étiquettes gâchées.

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